Como reduzir a inadimplência no consultório odontológico?

A inadimplência no consultório odontológico é um problema comum e ocorre inclusive com os profissionais mais graduados. Não saber lidar com isso acarreta vários outros prejuízos. A falta de dinheiro em caixa prejudica a sua capacidade de repor peças e itens descartáveis. Para não atrasar a folha de pagamento dos funcionários, é preciso tirar dinheiro de algum lugar. E até mesmo o pagamento de impostos fica mais difícil quando se tem vários serviços a receber.

Além do problema financeiro imediato, a inadimplência pode resultar em danos para a marca e a imagem profissional. Outros pacientes podem se sentir encorajados a atrasar pagamentos se perceberem que outras pessoas são atendidas e não pagam. E, caso a cobrança seja feita sem tato ou de forma agressiva, o consultório pode ter sua reputação abalada e até sofrer processos na justiça.

Todo dentista sabe como prevenir é melhor e mais barato do que remediar. Por isso, trouxemos dicas que ajudam a reduzir a inadimplência em consultórios odontológicos. Confira!

Mantenha o cadastro atualizado

A cobrança de inadimplentes exige uma informação básica: um meio de contato, que deve estar atualizado. De vez em quando, as pessoas mudam de endereço e até de cidade. Mudam o número do telefone, o e-mail e podem mudar de nome após o casamento.

Assegure que você ou seus funcionários incorporem na rotina a verificação dos dados de contato do paciente.

Não é preciso pedir que preencham de novo todas as informações do cadastro cada vez que retornarem ao consultório. Basta checar se telefone, e-mail e endereço permanecem os mesmos. Esse procedimento também pode estimular os pacientes a pagarem em dia, ao constatarem que sua gestão está atenta a esse tipo de detalhe.

Antecipe-se aos problemas

Você já deve ter ouvido a frase “o combinado não sai caro”. É verdade, mas às vezes o combinado é esquecido.

Profissionais liberais, como você que tem um consultório odontológico, não podem contar com um empregador que deposita regularmente o salário. É preciso correr atrás e elaborar um sistema de cobranças bem organizado, para assegurar que haverá dinheiro entrando para pagar as contas.

Confie em um sistema de gestão, aplicativo, agenda ou uma boa secretária para cadastrar e informar todos os seus trabalhos e respectivos preços e prazos. Então dispare lembretes, por telefone ou e-mail, com antecedência aos pacientes. Nem todo mundo é tão organizado quanto você e pode acabar se esquecendo de pagar a menos que seja lembrado. Seu paciente será grato por receber o lembrete antes, de forma que possa fazer o pagamento sem juros ou multas.

Uma boa gestão também envolve criar uma reserva financeira para ser usada justamente para quitar obrigações quando um paciente deixar você na mão.

Crie um bom canal de comunicação

Ser cobrado é chato, mas quem cobra também fica em situação delicada. Algumas pessoas são bastante sensíveis e podem perceber como uma bronca. Para piorar, muitos inadimplentes estão de fato em situação financeira frágil. Por isso, uma cobrança, ainda que de forma justa, pode deixá-los psicologicamente mais vulneráveis.

O ideal é abordar o paciente com simpatia e compreensão. Quem faz a cobrança não deve iniciar a conversa sem antes preparar contrapropostas, como uma opção para parcelar a dívida, por exemplo. Dessa forma, é possível abordar o inadimplente não como alguém que quer resolver um problema exclusivamente seu, mas como quem está oferecendo uma solução.

Não adie a cobrança

A cobrança de inadimplentes deve ser uma prática de rotina do consultório, como repor descartáveis e pagar as contas de água e luz. Relegar a um segundo plano resulta em dificuldade financeira para sua gestão e também para o paciente, que terá de pagar juros e multas. Além disso, com o tempo, ele pode assumir outros compromissos que dificultem ainda mais pagar o que deve. No pior cenário, você terá de aumentar os preços para compensar os buracos no orçamento e pode acabar perdendo pacientes.

Seja flexível nas datas de pagamento

Nem sempre podemos receber o combinado na data que queremos. Quando começam os problemas, o melhor é adotar certa flexibilidade que permita algum fluxo de caixa. Em geral, é melhor ser pago um pouco agora do que a quantia completa muito tempo depois.

Seu paciente pode ter condições de quitar momentaneamente apenas parte da dívida. Com uma boa comunicação, é possível descobrir quanto é essa parte e acertar um plano para receber o restante.

Considere também que nem todas as pessoas recebem no mesmo dia. Alguns pacientes podem ser profissionais liberais, como você, e recebem mais para o fim do mês. Portanto, em vez de marcar uma única data de vencimento, adote diferentes datas, permitindo a entrada de receita durante o mês inteiro.

Recompense bons pagadores

Com um cadastro atualizado e um bom processo gerencial de verificação de cobranças, fica bem mais fácil reduzir a inadimplência no consultório. Mas não se trata apenas de correr atrás dos inadimplentes. É positivo também fornecer recompensas aos bons pagadores, inclusive para incentivá-los a manterem esse comportamento.

Bons pagadores podem receber cartas de feliz aniversário e cartões de Natal, por exemplo. Uma simples mensagem via WhatsApp agradecendo por um pagamento e pela preferência também ajuda muito, ao valorizar o comportamento de quem mantém as faturas em dia.

Seu consultório pode também criar planos de fidelidade similares aos oferecidos pelas companhias aéreas e operadoras de telefonia. Pacientes da mesma família que fazem limpeza no mesmo mês, por exemplo, ganham um desconto. Ou quem já frequenta a clínica por um motivo (como usar aparelho) pode ter condições especiais para fazer outro procedimento.

Reduzir a inadimplência no consultório odontológico não é útil apenas para melhorar o fluxo de caixa. Trata-se de uma missão multidisciplinar. Ao persegui-la, sua gestão melhora a satisfação dos pacientes, prepara seu negócio para uma situação financeira mais sólida e busca formas inovadoras de caprichar no atendimento. Fazer cobrança é fundamental para qualquer profissional, e saber fazê-la com tato, organização e seriedade é ainda mais importante para os dentistas.

Esperamos que este texto tenha sido útil para você. Assine a nossa newsletter e fique por dentro das melhores dicas em gestão, contabilidade, direito e marketing para a sua clínica.