Aprenda como fazer a gestão de consultório odontológico em 7 etapas
Entre as preocupações relacionadas aos cuidados com o corpo, a saúde bucal é uma das principais. Embora o fato seja bom para os dentistas, ainda não é suficiente para garantir o sucesso de uma clínica. Mais do que oferecer tratamentos dentários, o conhecimento em gestão de consultório odontológico é indispensável para otimizar o trabalho e o atendimento aos pacientes.
Diante de um mercado cada vez mais disputado, é essencial evitar que simples erros na administração comprometam o desempenho do negócio e causem prejuízos financeiros. Nesse sentido, existem métodos eficientes que ajudam no controle da gestão, assim como no monitoramento das ações.
Neste artigo, você vai conhecer sete dicas sobre gestão de consultório odontológico que podem ajudar a evitar problemas no seu dia a dia. Confira!
1. Encontre uma equipe qualificada e eficiente
Contar com a ajuda de profissionais qualificados é, sem dúvidas, um dos primeiros passos para que o consultório consiga manter uma boa gestão. Afinal, funcionários capacitados oferecem melhor rendimento, o que ajuda a otimizar a imagem do negócio e a satisfação dos clientes.
Contudo, seja na hora da contratação, seja nos momentos de feedback, lembre-se de que delegar corretamente as tarefas, especificar as regras da cultura organizacional da empresa e buscar candidatos que oferecem um diferencial no atendimento ao cliente são atitudes essenciais.
Um paciente bem atendido é fundamental para atrair novos clientes, além de garantir outras indicações. Mas, para que isso aconteça, o consultório precisa contar com o apoio de uma equipe disposta a oferecer sempre o seu melhor.
2. Não misture finanças pessoais com as da empresa
Parece um erro óbvio, mas a prática de misturar dinheiro pessoal com o do consultório ainda é comum. Além de impossibilitar o real controle das finanças e a análise de quais foram os valores de entrada e saída do seu caixa, esse hábito pode gerar outras consequências, como a precificação incorreta.
Se você mistura as finanças da sua empresa com as pessoais, existem grandes chances de que você não consiga manter uma reserva financeira e de que atrase pagamentos e cobranças, já que o fluxo do capital não apresentará os resultados certos ao final do mês.
Além disso, não conseguir fazer a leitura correta da sua receita pode influenciar nas decisões estratégicas do seu consultório. Não se esqueça: tirar dinheiro da sua conta pessoal para pagar qualquer débito do consultório é o primeiro sinal de que você precisa avaliar a situação financeira da empresa e propor mudanças.
3. Corte gastos desnecessários
Dentro de um consultório é natural que despesas façam parte do orçamento. No entanto, é interessante avaliar cada gasto para descobrir quais deles realmente são necessários e quais podem ser eliminados sem comprometer o funcionamento da empresa.
Se a intenção é economizar, comece classificando todas as suas despesas: elabore uma planilha ou sistema para manter tudo registrado. Se necessário, crie um calendário de pagamentos e recebimentos para facilitar o controle de tudo.
Se a clínica está com dívidas atrasadas, tente renegociar o pagamento para não ter que arcar com juros. Reconsiderar o gasto excessivo com água e eletricidade também pode ser de grande ajuda.
4. Faça um planejamento estratégico
Como você já sabe, novos consultórios odontológicos surgem a cada dia. Assim, fazer uma excelente gestão é o grande diferencial para se destacar no mercado e superar os concorrentes. No entanto, antes de tomar qualquer atitude, é necessário pensar de forma estratégica.
O planejamento é uma ferramenta indispensável para melhorar o seu gerenciamento. Por meio dele, você pode definir melhor os objetivos do seu consultório, os caminhos que serão percorridos, as estratégias de monitoramento de cada passo e a avaliação dos resultados obtidos.
Basicamente, esse plano de ação consiste em documentar cada passo para atingir o resultado almejado — isso o torna essencial para o desenvolvimento de qualquer estratégia de gestão.
5. Invista no marketing digital
A divulgação é uma das áreas mais importantes da gestão de um negócio. Por meio dela, você consegue impactar potenciais clientes para o seu consultório, além de tornar a sua clínica visível no mercado.
Embora as redes sociais sejam um excelente caminho para iniciar a sua estratégia de marketing, é imprescindível conhecer algumas técnicas que serão responsáveis pelo seu engajamento no meio digital.
No geral, ter apenas uma página de Facebook não é tão relevante: é necessário investir em publicidade paga, em um bom site, em anúncios regionais, em SEO, em promoções interessantes e colocar em prática outras ações mais tradicionais — como propagandas em rádios, panfletos e mídias impressas.
6. Faça uma boa gestão de estoque
Muitas vezes esquecido, o estoque pode causar muitas perdas financeiras quando não é controlado. Por ser uma parte importante no capital de giro, um estoque desorganizado pode atingir até mesmo o atendimento ao público — afinal, a falta de determinados equipamentos ou produtos pode impedir a realização dos tratamentos odontológicos.
Assim, para evitar qualquer tipo de desperdício ou a estocagem de itens desnecessários é fundamental contar com o auxílio de uma planilha eficiente, fazer um acompanhamento constante ou usar um software de gestão que registre todas as entradas, as saídas e outros detalhes pertinentes.
7. Instale softwares de gestão
Cuidar da gestão de um consultório odontológico não é uma tarefa fácil: além de todas as preocupações operacionais, ainda é preciso cuidar do atendimento e da satisfação dos pacientes. Ainda que seja um grande desafio, existe uma grande aliada para ajudar no controle das informações e na tomada de decisões: a tecnologia.
Por meio dos softwares de gestão, o seu consultório consegue integrar todos os dados em uma única plataforma. Dessa maneira, é possível consultar relatórios de pacientes, consultas, pagamentos em atraso e datas disponíveis na agenda, por exemplo.
Neste artigo, você aprendeu como a gestão de consultório odontológico é indispensável para atingir os resultados esperados no seu consultório. Por meio de uma série de ações, você pode melhorar determinadas áreas e aumentar os seus lucros, atendendo às expectativas dos seus clientes acima de tudo.
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